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Constitution

The society is currently revising its constitution.  Approved revised articles are as follows:

Article 1                         Article 3

Article 2                         Article 4

     

ARTICLE I: OBJECTIVES

  1. The general purpose of the Society shall be to draw together humanists throughout the university system who are engaged in computer-aided research and teaching. The Society shall foster an exchange of information, seek the development of software, and promote the sharing of facilities among institutions of higher learning.
  2. The work of the Society shall be carried on without purpose of gain for any of its members. Any revenue which comes to the Society shall be used to promote its objectives.

ARTICLE I: OBJECTIFS

  1. Le but général du Société est de rassembler les humanistes des universités actifs dans l'enseignement et la recherche informatisés. Il appartient au Société de favoriser l'échange d'information, d'encourager le développement de logiciels et de promouvoir l'accès aux équipements existants au profit des institutions de hautes études.
  2. Le Société, ainsi que ses membres, ne peuvent poursuivre qu'un but non lucratif. Quels que soient les revenus générés, ils ne seront utilisés que pour promouvoir les objectifs définis.

ARTICLE II. THE EXECUTIVE OF THE BOARD OF DIRECTORS

  1. The officers of the Society shall be the President, the Vice-President, the Secretary, and the Treasurer.
  2. The President, Vice-President, Secretary, and Treasurer shall serve three-year terms. However, to insure continuity within the Executive, the terms of the first Secretary and Treasurer shall be four years. Subsequent Secretaries and Treasurers shall serve three-year terms. The first Executive, then, shall serve from April, 1986, to April, 1989, with the exception of the Secretary and Treasurer, who shall serve until April, 1990.
  3. The Executive is empowered to take the following action:
    1. Transact the business of the Society
    2. Appoint and delegate responsibilities to committees
    3. Maintain liaison with the editor of the Society's newsletter
    4. Determine the time and place of Board of Directors meetings
    5. Provide an annual statement of the Society's finances.

ARTICLE II: L'EXÉCUTIF DU BUREAU DE DIRECTION

  1. L'exécutif du Société est formé par le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.
  2. Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier ont un mandat pour trois ans. Toutefois, afin d'assurer une continuité au sein de l'exécutif, les termes du mandat des premiers secrétaires sont fixés à quatre ans. Ainsi, le premier exécutif sera en fonction d'avril 1986 à avril avril 1989, à l'exception du secrétaire et du trésorier, dont le mandat se terminera en avril 1990.
  3. L'exécutif détient les pouvoirs suivants:
    1. Gérer les affaires du Société
    2. Nommer des comités et leur déléguer des responsabilités
    3. Assurer la liaison avec l'editeur du bulletin du Société
    4. Fixer la date et le lieu des réunions du Bureau de direction
    5. Fournir un rapport annuel sur les finances du Société

ARTICLE III. MEMBERSHIP IN THE BOARD OF DIRECTORS

  1. All institutions listed in Appendix A shall be considered full members of the Society.
  2. Each member institution will be represented by one person chosen by that institution and referred to as the official representative of the member institution.
  3. Each official representative or an alternate shall sit on the Board of Directors and attend meetings of the Board on behalf of the member institution.
  4. Members institutions will make an annual contribution to the Society. This contribution should be a financial one, and, if possible, one of donated services.
  5. The annual financial contribution will be established annually by the Board of Directors with the advice of the membership.
  6. Budgetary inability to meet a single year's contribution will not automatically necessitate termination of membership.

ARTICLE III: RÈGLES D'ADHÉSION AU BUREAU DE DIRECTION

  1. Toutes les institutions énumérées à l'annexe A sont membres du Société à part entière.
  2. Chaque institution membre est représentée par une personne de son choix, représentante officielle de la dite institution.
  3. Chaque représentant officiel ou son suppléant siège au Bureau de direction et assiste aux réunions du Bureau pour l'institution membre qu'il représente.
  4. Les institutions membres apportent une contribution annuelle au Société. Cette dernière est de nature financière d'une part et, si possible, sous forme de service gracieux d'autre part.
  5. Le montant de la contribution annuelle sera fixé chaque année par le Bureau de direction en accord avec ses membres.
  6. L'incapacité budgétaire de régler la cotisation n'aboutit pas nécessairement à l'annulation du contrat de membre.

ARTICLE IV: COMMITTEES

  1. To achieve the objectives of the Society, the following major committees shall be established. Membership in these three committees will be determined by the President of the Society in consultation with the committee chairs.
    • Information Services, to exchange information about computer applications in the humanities;
    • Educational Services, to foster the use of the c
    • Technical Services, to co-ordinate the purchase and use of expensive equipment and computer facilities on a province-wide basis.
  2. The Nominating Committee shall present the names of a slate of candidates to the Board members two weeks before the meeting when the term of office of the incumbents is due to expire. The committee shall consist of two members of the Board and the President, ex officio.

ARTICLE IV: COMITÉS

  1. Pour atteindre le sobjectifs du Société, on procédera à l'établissement des comités principaux suivants. L'appartenance à ces trois comités sera fixée par le président du Société après consultation des présidents des comités.
    • Services d'information, échange d'information quant aux applications de l'informatique dans les études humaines.
    • Services éducatifs, promotion de l'utilisation de l'informatique en matière de recherche et d'enseignement dans les études humaines; enfin
    • Services techniques, coordination en matière d'achat et d'utilisation du matériel de haute qualité et des équipments informatiques à l'échelle provinciale.
  2. Le comité chargé de la nomination devra présenter aux membres du Bureau de direction une liste provisoire de candidats deux semaines avant la réunion pour les membres dont le mandat arrive à échéance. Ce comité sera formé de deux membres du Bureau et de son président, ex officio.

ARTICLE V: ELECTIONS

  1. Only members of the Board of Directors may be elected to the Executive or vote in elections of the Executive.
  2. The president of the Board shall be elected from the Board members and another person shall serve as representative from the president's university.
  3. Elections shall take place every three years at the Spring meeting of the Board.
  4. Election of candidates shall be by simple majority of those attending the Spring meeting of the Board.

ARTICLE V: ELECTIONS

  1. Seul les membres du Bureau de direction peuvent être élus membres de l'executif ou prendre part à élection de l'executif.
  2. Le président est élu parmi les membres du Bureau et une personne issue de son université sera élue en guise de représentant.
  3. Les élections auront lieu tous les trois ans lors de la réunion de printemps du Bureau.
  4. Les candidats seront élus à la majorité simple par les personnes présentes à la réunion du Bureau.

ARTICLE VI: MEETINGS OF THE BOARD OF DIRECTORS

  1. The Board of Directors of the Society shall normally meet twice a year: in Spring and in Fall.
  2. Members of the Board shall be given two weeks' notice of meeting.
  3. 30% of the membership of the Board shall constitute Quorum.
  4. All business at the meetings shall be settled by a simple majority of those in attendance and voting.

ARTICLE VI: RÉUNIONS DU BUREAU DE DIRECTION

  1. Le Bureau de direction du Société se réunira de façon ordinaire deux fois par an: au printemps et à l'automne.
  2. Les membres du Bureau seront avisés deux semaines avant la réunion.
  3. Le quorum est fixé à 50 % du nombre de membres du Bureau.
  4. Lors des réunions, les décisions seront prises à la majorité simple par les présents et votants.

ARTICLE VII: CONSTITUTIONAL CHANGES

  1. Any proposed change in the Constitution may be submitted in writing to the President by a member of the Board at least three weeks before the next Board meeting.
  2. The proposed change shall be brought up, discussed and voted upon at the next meeting unless a mail ballot to the membership is called for.
  3. Ballots shall be returned to the Secretary of the Board within two weeks.
  4. Ratification of the change shall require approval of two-thirds of the members of the Board of Directors.

***Amended November 1990.

ARTICLE VII: AMENDEMENTS CONSTITUTIONNELS

  1. Toute proposition d'amendement de la constitution peut être soumise par écrit au président par un membre du Bureau au moins trois semaines avant une réunion du Bureau.
  2. La proposition d'amendement doit être soumise, examiner et voter lors de la réunion suivante à moins qu'une consultation par écrit ne soit demndée aux membres.
  3. Les membres disponent de deux semaines pour renvoyer les bulletins de vote au secrétaire du Bureau.
  4. L'approbation de deux tiers des membres du Bureau de direction est nécessaire pour ratifier l'amendement